Privacyverklaring Vakagent
Vakagent is de agent van jouw bedrijf. Hier lees je welke gegevens we gebruiken, waarvoor en hoe lang.
Wie we zijn
Vakagent is een werknaam van Bo Sanders, zelfstandige in Spanje. Adres en NIF sturen we je op verzoek. Vragen over privacy: bosanders@vakagent.nl.
Twee rollen
- Voor onze eigen klanten en contacten zijn wij verantwoordelijk. Denk aan bedrijven die een demo aanvragen, ons setupformulier invullen of klant zijn.
- In gesprekken namens onze klanten zijn wij verwerker. Bel of app je met de agent van een bedrijf dat Vakagent gebruikt, dan is dat bedrijf verantwoordelijk. Wij verwerken je gegevens alleen in opdracht van dat bedrijf, volgens een verwerkersovereenkomst. Lees ook de privacyverklaring van dat bedrijf. Vragen of verzoeken kun je bij dat bedrijf neerleggen, of bij ons; wij sturen ze door.
Welke gegevens, waarvoor en hoe lang (rol 1)
| Wat | Gegevens | Grondslag | Bewaartermijn |
|---|---|---|---|
| Contact en demo-aanvragen | Naam, bedrijf, mail, telefoon, je vraag | Gerechtvaardigd belang: je vraag beantwoorden | 1 jaar na het laatste contact |
| Setupformulier | Gegevens over je bedrijf, contactpersonen, werkwijze en voorkeuren | Uitvoering van de overeenkomst (of de voorbereiding daarvan) | Zolang je klant bent, daarna 1 jaar |
| Klantaccount en portaal | Naam, mail, inloggegevens (wachtwoord versleuteld), tweestapsverificatie | Uitvoering van de overeenkomst | Zolang je account bestaat |
| Overeenkomsten en facturen | Bedrijfs- en contactgegevens, afspraken, bedragen | Wettelijke plicht (administratie) | 7 jaar |
| Beveiliging van de site | IP-adres en technische logs | Gerechtvaardigd belang: beveiliging | Hoogstens 30 dagen |
| Bezoek tellen | Bezochte pagina, aangeklikte knop, verwijzende site, land, type apparaat; geen cookies, je IP-adres wordt niet bewaard | Gerechtvaardigd belang: de site verbeteren | Alleen als anonieme totalen |
We gebruiken geen cookies voor advertenties of tracking en we volgen je niet over andere sites. Bezoek tellen we anoniem met Plausible Analytics, een Europese dienst zonder cookies: we zien hoeveel mensen een pagina bekijken en welke knoppen ze gebruiken, niet wie je bent. We verkopen geen gegevens.
Gesprekken met een agent (rol 2)
- Elk gesprek begint met de melding dat je met een AI-assistent spreekt. Wordt het gesprek opgenomen, dan hoor je dat ook.
- We gebruiken: je naam, nummer, wat je vraagt, de opname of het transcript, een samenvatting en een eventuele afspraak.
- Opnames en transcripten zijn hoogstens 30 dagen bewaard. De samenvatting en de afspraak bewaren we zolang het bedrijf klant van ons is.
- Zeg je "stop", dan nemen we over dat onderwerp geen contact meer met je op.
- We gebruiken gesprekken niet om AI-modellen te trainen.
Waar je gegevens staan
Onze database, server en het AI-model staan in de EU (Frankfurt). Stem en telefonie lopen tijdelijk via de VS (ElevenLabs en Twilio), met Europese standaardcontracten en bindende bedrijfsvoorschriften. Onze leveranciers zijn Amazon Web Services, Supabase, ElevenLabs, Twilio, Google, Meta (WhatsApp), Anthropic en Plausible Analytics (bezoek tellen, EU). Anthropic levert Claude, het taalmodel van de agent: via AWS Bedrock in Frankfurt en tijdelijk via ElevenLabs in de VS. Google levert Workspace (mail en agenda) en Gemini, dat ElevenLabs gebruikt om gesprekken te controleren en te analyseren.
Je rechten
Je mag je gegevens inzien, laten verbeteren of verwijderen, bezwaar maken, de verwerking laten beperken en je gegevens meenemen. Mail naar bosanders@vakagent.nl; je hoort binnen een maand van ons. Ben je niet tevreden, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (Nederland) of de Agencia Española de Protección de Datos (Spanje).
Beveiliging
Alles loopt versleuteld, toegang alleen met tweestapsverificatie, gegevens per klant gescheiden, en elke stap van de agent komt in een logboek.
Wijzigingen
Passen we deze verklaring aan, dan zie je dat aan de datum bovenaan.